Es wäre doch praktisch, wenn man jemanden hätte, der die eingehenden Rechnungen sortiert, auf Richtigkeit prüft, die Zahlungstermine im Blick behält und überhaupt einen Überblick über diese lästigen Rechnungssachen behält. Das dachte sich wohl auch die Dame, die sich neulich bei Ulrike Karl, der Leiterin des Rechnungsprüfungsamts der Stadt Lahr meldete, weil sie den Überblick über ihre Rechnungen verloren hatte. „Sie wollte, dass wir diese mal anschauen und prüfen, was bezahlt werden muss“, erzählt Ulrike Karl. „Doch so gern man helfen möchte, das ist nicht unsere Aufgabe“, erklärt sie, „Die Tätigkeiten eines Rechnungsprüfungsamts zu beschreiben ist nicht ganz einfach und der Name ‚Rechnungsprüfungsamt‘ beschreibt nur zum Teil, was wir tun“.
Denn Rechnungen prüfen, ist nur eine von vielen Aufgaben, die Ulrike Karl und ihr Team erledigen. Zwar werden beim Rechnungsprüfungsamt alle Ausgaben und Einnahmen der Stadt nochmals angeschaut. Eine eingehende Prüfung der jährlich rund 20.000 Einzelanweisungen ist aber nicht möglich. So werden aus den vielen Vorgängen Stichproben genommen und verschiedene Themen einer vertieften Einzelprüfung unterzogen. Geprüft wird das gesamte Spektrum der Aufgaben der Stadtverwaltung. Beispielsweise hat Ulrike Karl mit ihren Mitarbeitern in den letzten Jahren die Essenslieferungen in den Kindertagesstätten unter die Lupe genommen, ebenso wie die Kostenerstattung bei Feuerwehreinsätzen oder die Friedhöfe. Aber auch die städtischen Baumaßnahmen von der Ausschreibung bis zur Schlussrechnung sind ein großes und wichtiges Prüfungsfeld. Gerade in diesem Bereich können für die Stadtverwaltung immer wieder erhebliche Beträge durch die Prüfung eingespart werden.
„Wir legen großen Wert darauf, die Prüfungsergebnisse mit den Kolleginnen und Kollegen eingehend zu besprechen und Veränderungsprozesse zu begleiten. Wir sehen die wichtige Aufgabe der Rechnungsprüfung darin, Probleme darzustellen, Veränderungen anzuregen und diese bis zur Umsetzung voranzubringen“, sagt Ulrike Karl. Als langweilige und trockene Verwaltungstätigkeit möchten sie und ihre fünf Kolleginnen und Kollegen ihre Arbeit nicht verstanden haben. Der Tagesablauf ist vielseitig und täglich werden unterschiedlichste Anfragen an das Rechnungsprüfungsamt gestellt. „So kann es schon vorkommen, dass man sich morgens noch mit der Begutachtung eines Kanalspülwagens beschäftigt, mittags die Einnahmen des Sommerfests einer Kindertagesstätte prüft und dazwischen noch verschiedene Fragen zur Gebührenerhebung oder zur Vergabe von Bauverträgen beantwortet. Auf einem Rechtsgebiet stehenbleiben, kann ein Rechnungsprüfer daher nicht“, weiß Ulrike Karl.
Das Rechnungsprüfungsamt hat innerhalb der Stadtverwaltung eine besondere Stellung. Es ist unabhängig und nicht weisungsgebunden und untersteht dem Oberbürgermeister unmittelbar. Die Aufgaben sind gesetzlich formuliert, zusätzlich kann nur der Gemeinderat dem Rechnungsprüfungsamt Aufgaben übertragen. Das Rechnungsprüfungsamt soll die Gesetzmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns sicherstellen und unabhängige und objektive Prüfungs- und Beratungsdienstleistungen erbringen. „Wir versuchen von außen auf ein Problem zu schauen“, erklärt Ulrike Karl, „Manchmal ist es einfacher, ein Problem aus der Ferne zu betrachten und eine Lösung anzubieten, weil man nicht in den täglichen Arbeitsabläufen und den vorhandenen Gegebenheiten gefangen ist.“ Dabei kann das Rechnungsprüfungsamt aber nur Empfehlungen geben, die Entscheidung bleibt am Ende dem Fachamt überlassen.
Das Rechnungsprüfungsamt ist aber auch präventiv tätig. Da die Prüfungsfelder nur intern festgelegt werden und dem Rechnungsprüfungsamt jederzeit ein unbeschränktes Zugriffsrecht auf alle hausinternen Daten und Unterlagen gewährt werden muss, können eventuell vorkommende unrechtmäßige Handlungen mit hoher Wahrscheinlichkeit festgestellt werden.
Die Bürgerinnen und Bürger nehmen die Arbeit des Rechnungsprüfungsamts nur unbewusst wahr, direkten Kontakt gibt es selten. „Aber sie können sicher sein, dass wir über jede Zahlung oder jede Rechnung zumindest einmal drüber geschaut haben“, versichert Ulrike Karl, „Und in vielen Fällen werden Rechnungen oder Auszahlungen aufgrund unserer Hinweise nochmals verändert.“
